Privacy Statement

Worldmeetings.com is zich er van bewust dat een passende verwerking van persoonsgegevens een onmisbaar aspect is van het privacy recht. Om dit recht te waarborgen, kunt u in deze verklaring nagaan wat er met uw gegevens gebeurt. De handelswijze van Worldmeetings.com is vanzelfsprekend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit privacy statement is als volgt opgebouwd:

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
2. Verwerkt Worldmeetings.com ook bijzondere persoonsgegevens?
3. Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?
4. Hoe beschermen wij uw privacy?
5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
6. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden
7. Uw privacyrechten
8. Het gebruik van cookies
9. Contactgegevens
10. Wijzigingen in onze privacy statement

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Worldmeetings.com kan persoonsgegevens verwerken doordat u gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier aan ons heeft verstrekt. Door gebruik te maken van deze diensten stemt u in met de verwerking van uw persoonsgegevens. Worldmeetings.com kan de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

Voor het verwerken van reserveringen en boekingen van kamers en/of meetings voor onze opdrachtgevers:

• Contactgegevens van de boeker (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• Namen van de gasten
• Inloggegevens (indien er gebruik wordt gemaakt van online boekingswebsite)
• Betaalgegevens (indien noodzakelijk)
• Geslacht

Voor het verwerken van boekingen en reserveringen bij (aangesloten) locaties:

• Contactgegevens van contactpersonen (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• Videomateriaal (indien van toepassing en na toestemming)
• Betaalgegevens
• Geslacht

Ten behoeve van de bedrijfsvoering (denk hierbij aan marketing, HR of contractbeheer):

• Contactgegevens van leveranciers (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• Geslacht
• Betaalgegevens
• CV bij sollicitatie

2. Verwerkt Worldmeetings.com ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens; bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden of geboorteland. Worldmeetings.com verwerkt als verwerkersverantwoordelijke alleen bijzondere persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is op basis van een wettelijke verplichting of na toestemming voor de uitvoering van een overeenkomst of contract.

3. Met welk doel verwerken wij uw gegevens?

Worldmeetings.com verwerkt uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Boekingen en reserveringen: wij gebruiken uw persoonsgegevens om uw reserveringen en boekingen voor kamers en/of meetings te voltooien en te beheren.
• Marketing en communicatie: Indien u uw e-mailadres heeft opgegeven, bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief, dan kan deze gebruikt worden om u te informeren over voor u relevante en gelijksoortige diensten van Worldmeetings.com. Dat kan ook als Worldmeetings.com een overeenkomst en/of een factuurrelatie heeft met uw organisatie en u als boeker bent aangewezen. Als u geen prijs (meer) stelt op het ontvangen van informatie, kunt u zich op ieder moment afmelden.
• Wij gebruiken uw contactgegevens om u informatie te kunnen verstrekken over o.a. onze dienstverlening en/of aanbiedingen te kunnen doen
• Verbeteren van onze (online) dienstverlening: we gebruiken ook persoonsgegevens voor analytische doeleinden. Dit maakt deel uit van ons streven om onze diensten en de gebruikerservaringen te verbeteren, maar het kan ook gebruikt worden voor testdoeleinden, probleemoplossing en de verbetering van de functionaliteit en kwaliteit van onze online diensten. Het voornaamste doel is ons online platform te optimaliseren en aan te passen aan uw wensen en onze website eenvoudiger te maken en prettiger in gebruik.
• Management- en kwaliteitsdoeleinden: waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits, accountantscontrole en certificeringen
• Werving en selectie: het werven en selecteren van interne medewerkers van Worldmeetings.com
• Personeelsadministratie: het voeren van personeelsadministratie voor interne medewerkers van Worldmeetings.com en voor naleving van geldende wet- en regelgeving

4. Hoe beschermen wij uw privacy?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Worldmeetings.com heeft zich daarom gecertificeerd voor ISO27001, informatiebeveiliging. Onze systemen en programma’s zijn goed beveiligd. We hebben procedures om ervoor te zorgen dat personen die niet bevoegd zijn, geen toegang hebben tot uw gegevens. Daarnaast hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht. Mocht u toch denken dat er misbruik is gemaakt van data, dan kunt u contact opnemen met ons. Onze contactgegevens zijn opgenomen onder hoofdstuk 9.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is voor realisatie van de doeleinden waarvoor zij aan ons zijn verstrekt. Uiteraard voldoen wij op deze manier ook aan de wettelijk vastgestelde bewaartermijnen voor persoonsgegevens.

6. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij hoofdstuk 3. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

7. Uw privacyrechten

Als u wilt weten of alle persoonsgegevens die Worldmeetings.com van u heeft juist zijn, dan kunt u ons vragen een overzicht te sturen van die gegevens. Zijn de gegevens volgens u onjuist, onvolledig of overbodig, dan kunt u ons vragen deze te veranderen, aan te vullen of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering insturen naar ons via de contactgegevens zoals opgenomen onder hoofdstuk 9. Wij zullen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken, op uw verzoek reageren.  Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Het gebruik van cookies

Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Worldmeetings.com maakt gebruik van:

• Javascripts; deze zorgen ervoor dat uw browser informatie kan verzamelen. Deze informatie wordt vervolgens omgezet in;
• Cookies; dit zijn kleine bestanden met informatie over (o.a.) uw surfgedrag die bij het eerste bezoek aan onze website worden opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Er zijn drie soorten cookies, namelijk “functionele cookies”, “analytics” en “tracking cookies”. Functionele cookies zorgen ervoor dat onze website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Daarnaast verzamelen wij statistieken (analytics) van de gebruikers van onze website. Die informatie gebruiken wij om onze website blijvend te verbeteren. Als laatste plaatsen wij ook cookies die uw surfgedrag bijhouden (tracking cookies), zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over deze cookies en heeft u de mogelijkheid deze te accepteren of niet. Als u ervoor kiest cookies niet te accepteren kunt u mogelijk niet volledig gebruik maken van onze website. Daarnaast kunt u cookies ook verwijderen via de instellingen van uw browser.
• Google Analytics; t.b.v. het analyseren van het bezoekersgedrag.
  Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. U treft hier ook het privacy beleid van Google Analytics aan. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.
  Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Worldmeetings.com heeft hier geen invloed op. Worldmeetings.com heeft Google geen toestemming gegeven om via verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
• Hubspot; t.b.v. het identificeren en verrijken van bezoekersprofielen. U treft hier ook het privacy beleid van Hubspot aan. 

9. Contactgegevens

Voor vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Worldmeetings.com, kunt u terecht bij onze security officer.

Naam: Marco Ingels
Emailadres: privacy@worldmeetings.nl

10. Wijzigingen in onze privacy statement

Worldmeetings.com behoudt het recht om de privacy statement aan te passen. De meest actuele versie kunt u terugvinden op onze website.

Den Haag, 2024