Wat is een



Ebird?

eBird is een chatsysteem waarmee u makkelijk kunt communiceren met Worldmeetings. Dankzij eBird staat de hele communicatie over een reservering op één plek.

Hoe kan ik eBirds versturen?

Bent u opdrachtgever en heeft u vragen over een reservering of factuur? Dan kunt u via eBird contact met ons opnemen. Log in en ga naar Mijn Dossier. Zoek uw reservering en open deze. Klik op de knop “eBird”. Deze vindt u op het reserveringsscherm.

Bent u een locatie en wilt u een eBird sturen? Dan logt u in in de CMS-tool en gaat u naar boekingen, facturen en betalingen. Daar zoekt u de reservering of factuur waarom het gaat. Open deze. Er opent een scherm waarop u de knop “eBird” vindt. Door op deze knop te klikken, neemt u contact op met ons service team.

Hoe kan ik eBirds ontvangen?

Als we informatie van u nodig hebben sturen we u een eBird. Via e-mail krijgt u hiervan een notificatie. De mail bevat een link. Klik op de link en log in. U gaat dan naar Mijn Dossier (voor klanten) of de CMS-tool (voor locaties). Daar kunt u de informatie geven die we op dat moment nodig hebben voor een reservering of factuur

Hoe werkt het?

U heeft een reservering gedaan via de boeking tool. Vaak hebben we daarna nog aanvullende informatie van u nodig. Denk aan apparatuur die u wilt gebruiken. Of wensen voor eten en drinken. Via eBird worden u automatisch vragen gesteld die belangrijk zijn voor uw reservering. Ook attendeert het u bijvoorbeeld op het verstrijken van de annuleringstermijn.

Daarnaast is eBird belangrijk voor het stellen van vragen. Via eBird kunt u er rechtstreeks chatten met ons service team. Zij gaan meteen met uw vraag aan de slag. Bellen is door de eBird overbodig geworden. Het werkt zelfs sneller om een eBird te sturen dan om te bellen. Bovendien is het efficiënter omdat alle informatie op één plek staat.

Voor locaties

Wanneer er een eBird naar uw locatie wordt verstuurd zal u hier een melding over krijgen in de mail. Nadat u bij ons heeft ingelogd ziet u direct op het hoofdscherm de melding dat er een eBird klaar staat. Wanneer u dit opent komt u direct in een overzicht van alle eBird chats. U kunt zodoende ook weer reageren op deze eBirds.

Locaties kunnen ook zelf een eBird chat starten. Dit kan op 2 manieren.

• Vragen over een reservering
  Wanneer een reservering bevestigd is het mogelijk om een eBird vanuit de reservering te versturen. Wanneer u het reserveringsnummer opzoekt bij uw boekingen en de reservering opent ziet u rechtsboven de button Start eBird chat. Zodoende komt uw vraag over de reservering direct uit bij de juiste persoon.
• Algemene vragen
  Wanneer u een algemene vraag heeft dat geen betrekking heeft tot een reservering kunt u een algemene eBird uitsturen. Deze button is te vinden op het hoofdscherm onder het kopje Overig.
  Ook worden mutaties via een eBird verstuurd. Mocht er een wijziging zijn in bijvoorbeeld een bijeenkomst dan zal ons service team hier een mutatie van doorsturen. Hier krijgt u ook een melding van in de mail.

Let op: een eBird uitsturen op optionele boekingen is niet mogelijk. Opmerkingen kunnen geplaatst worden in het opmerkingenveld van de offerte.

Soorten eBirds

Als u ons een eBird stuurt komt die onmiddellijk aan bij ons. We kunnen dus direct met uw verzoek aan de slag. We versturen eBirds afhankelijk van de haast die het heeft: Er zijn 3 soorten eBirds die we versturen:

• Normale eBirds worden eenmaal per dag om 6 uur ’s ochtends verstuurd.
• Prio eBirds worden gebruikt voor nieuwe aanvragen. We versturen ze drie maal per dag. Hierdoor heeft u dus sneller reactie op uw aanvraag.
• Speed eBirds worden direct naar u verzonden als het bericht niet kan wachten op de normale of prio eBird ronde.

eBird in plaats van e-mail

eBirds hebben het vele heen-en-weer mailen tussen opdrachtgever, Worldmeetings en locaties vervangen. Het eBirdsysteem zet de communicatie over een reservering op één plek. Voor klanten is dat Mijn Dossier, voor locaties de CMS-tool.

E-mailen is dus niet meer nodig. Wij sturen alleen een email wanneer er een nieuwe eBird voor u klaar staat. Deze mail bevat dan ook een link naar uw eBirds, zodat u er snel heen kunt.