Duurzame vergaderlocatie boeken? Zo doe je dat.

Meer lokale producten, minder verspillen. Meer inclusiviteit en sociaal, minder energieverbruik. Allemaal afwegingen die meespelen bij het boeken van een duurzame vergaderlocatie. De keuze voor een duurzame locatie kan soms best ingewikkeld zijn. Want welke locatie is nu écht duurzaam? Wat als er geen geschikte duurzame vergaderlocatie is? Wat zijn dan de alternatieven? Dit artikel geeft richting bij het zoeken en boeken van een duurzame vergaderlocatie.

Waarom een duurzame vergaderlocatie boeken?

“Maatschappelijk verantwoord ondernemen of duurzaamheid is geen trend, maar een nieuw paradigma, een vast gegeven.” Dat stelt Erik van Dijk, directeur van GreenKey. Green Key is het internationale keurmerk voor zowel toeristische locaties als zakelijke locaties. Een relevant keurmerk dat de branche aanspoort meer aan duurzaamheid te doen. Want we kunnen er niet meer omheen. De staat waarin natuur en milieu verkeert gaat ons allemaal aan. Van oudsher is de hotel- en meetingbranche een sector waar er veel grondstoffen worden verbruikt en verspild. Denk aan de voedselverspilling in de ontbijtzaal. Of het elke dag wassen van niet of nauwelijks gebruikte handdoeken. Maar ook de gebouwen spelen een rol. Natuurlijk is het inspirerend om in een oud kasteel te vergaderen, maar hoe wordt zo’n groot en vaak slecht geïsoleerd gebouw verwarmd?

Gelukkig heeft de branche al heel wat jaren geleden bedacht dat dit anders moet. En het kan ook anders. Zo wordt er al heel wat jaren door hotels gevraagd of een handdoek écht gewassen moet worden. Ook houden hotels veel meer rekening met voedselverspilling en worden duurzame(re) producten ingekocht. Op gebied van verwarming, warmteopslag en airco is inmiddels veel mogelijk en worden moderne technieken toegepast. Een voorbeeld van hoe locaties omgaan met energievoorziening is bijvoorbeeld Van Der Valk Hotel Den Haag – Nootdorp. Zij gebruiken bijvoorbeeld restwarmte uit het opwekken van energie voor het verwarmen van het hotel. En het organisch afval uit de keuken wordt gebruikt als grondstof voor bio-energiecentrales. Het Court Garden Hotel maakt alleen gebruik van groene energie, en heeft als doel om op korte termijn ook eigen groene energie op te wekken.

Door een duurzame locatie te boeken draagt iedereen zijn steentje bij aan een duurzame toekomst.

Wat is een duurzame vergaderlocatie?

Een duurzame locatie is een locatie die probeert verspilling tegen te gaan door zuinig met grondstoffen om te gaan. Van energieverbruik tot de chocoladehagelslag bij het ontbijt. Voor elke leverancier wordt een maatschappelijk verantwoorde keuze gemaakt. Wanneer een locatie duurzaam is, en in welke mate, is onder andere te zien aan het GreenKey keurmerk. Maar let op: niet elke locatie die duurzaam is, heeft dit certificaat (of een vergelijkbare). Locaties die zich inzetten voor een duurzamere samenleving krijgen namelijk niet automatisch een duurzaamheidscertificaat. Dit moeten zij zelf aanvragen. Ga bij het boeken van een duurzame locatie dan ook niet honderd procent op deze certificaten af. Doe vooral ook eigen research naar de maatregelen die een locatie neemt om de ecological foodprint te reduceren.

Wat betekent het GreenKey certificaat?

Wanneer een locatie een GreenKey certificaat heeft, is het zeker dat een locatie meer doet op gebied van duurzaamheid dan het wettelijk vastgestelde minimum. De twaalf onderwerpen die GreenKey hanteert bij het uitgeven van een certificaat zijn:

1. Management
2. Communicatie
3. Maatschappelijke betrokkenheid
4. Water
5. Reiniging
6. Afval
7. Energie
8. Bouwen en groen
9. Mobiliteit
10. Eten en drinken
11. Duurzaam inkopen
12. Textiel

Hoeveel een locatie doet voor een duurzamere samenleving is aangegeven in een bronzen, een zilveren of een gouden label. De Green Key normering is gekoppeld aan de Sustainable Development Goals 2015-2030 van de Verenigde Naties. In Nederland zijn er meer dan 700 locaties met een Green Key certificaat.

Geen GreenKey certificaat, wel een duurzame locatie

Zoals al eerder genoemd, heeft niet elke locatie die zich inzet voor een duurzame samenleving een Green Key certificaat. Maar ook een niet gecertificeerde locatie kan veel aan duurzaamheid doen. Er zijn verschillende manieren om erachter te komen waar een locatie aan bijdraagt op gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Onderzoekers aan de Belgrade Business School hebben onderzoek gedaan naar onder andere de rol van communicatie bij maatschappelijk ondernemen in de hotelbranche. Uit dit onderzoek blijkt dat hotels op zes verschillende plekken op hun website communiceren over maatschappelijk verantwoord ondernemen. De meeste hotels informeren websitebezoekers op de over ons/ about us pagina over de MVO inspanningen. Ook is deze informatie vaak te vinden op de vacature-pagina, een speciale MVO-pagina of in de media kit of nieuwsbrief. Hotels die veel aan duurzaamheid doen hebben vaak MVO rapporten als PDF op download op de website staan. In deze rapporten staan de MVO- doelen en de realisatie hiervan beschreven.

Wordt mijn ecologische footprint 100% geneutraliseerd?

Het korte antwoord op deze vraag is: nee. Zelfs het duurzaamste hotel van Nederland (van der Valk Leeuwarden) is niet 100% klimaatneutraal. Ook Court Garden Hotel in Den Haag zegt onderweg te zijn naar CO2 neutraal, maar is dit tot op heden niet. Veel hotels en vergaderlocaties doen wat ze kunnen om de ecologische footprint te reduceren, maar 100% neutraliseren is (nog) niet mogelijk.

Waar vind je duurzame vergaderlocaties in Nederland?

Duurzame locaties zijn door heel Nederland te vinden. Er zijn meer dan 700 GreenKey locaties, verspreid over alle twaalf provinciën. Volgens ons eigen locatiebestand liggen de meeste GreenKey locaties in Zuid-Holland. Maar percentueel gezien heeft Worldmeetings.com in Gelderland de meeste GreenKey locaties.

De conclusie is dus dat in heel Nederland duurzame vergaderlocaties te vinden zijn. Het meest duurzaam is om dan een locatie te kiezen die dicht bij het station ligt. Of een locatie die bereikbaar is per fiets. Goed voor het milieu, en goed voor de conditie.

Hoe vind je een duurzame vergaderlocatie voor je meeting?

Zoals hier boven geschreven zijn er genoeg mogelijkheden voor het boeken van een duurzame locatie. Maar er is meer mogelijk.
Intern vergaderen is een van de meest logische overwegingen die gemaakt kan worden wanneer er geen geschikte duurzame vergaderlocatie beschikbaar is. “Dat klinkt misschien gek uit de mond van de directeur van een intermediair voor vergaderlocaties. Maar intern vergaderen is de beste tip die ik kan geven aan bedrijven die duurzaam vergaderen hoog in het vaandel hebben staan. Veel bedrijven kijken naar externe locaties voor hun vergaderingen. Maar het is nog altijd duurzamer om gewoon eigen kantoorruimtes te gebruiken voor vergaderingen. Dit klinkt voor de hand liggend, maar veel organisaties vergeten deze mogelijkheid.”, aldus Bob Pieterson, directeur Worldmeetings.com.

De voordelen van intern vergaderen

Intern vergaderen is in de meeste gevallen dus de meest duurzame optie. Met intern vergaderen wordt bespaard op benzinekosten. Dat ligt voor de hand. Ook is er geen aparte catering nodig, maar kunnen medewerkers gewoon hun eigen meegebrachte lunch meenemen. Wellicht in een herbruikbare broodtrommel of broodzakje. Maar er zijn meer voordelen aan intern vergaderen:

1. Tijdbesparing
   Het organiseren van externe meetings en het reizen heen en terug kost tijd. Als er intern wordt vergaderd, staat het vast dat de deelnemers snel weer achter een bureau zitten. Klaar om de input uit de vergadering toe te passen.
2. Kostenbesparing
   Intern vergaderen betekent gebruikmaken van bestaande faciliteiten. Er zijn geen kosten voor de huur van een vergaderzaal. Daarnaast wordt er bespaard op reis- en/of parkeerkosten van de deelnemer.
3. Praktisch
   Als u op uw standplaats blijft, is veel informatie snel bij de hand. Zo zijn laatste inzichten zijn snel opgevraagd via het kantoornetwerk, of kan net die ene collega met het benodigde specialisme voor een paar minuten aanschuiven aan de vergadertafel.

De voordelen van extern vergaderen

Ondanks dat extern vergaderen in de regel meer belastend is voor het milieu, kunnen er ook een aantal doorslaggevende voordelen zijn. Daarnaast valt het milieubelastende aspect te compenseren door een locatie dichtbij een station te kiezen, en/of met een Green Key certificaat.De voordelen van extern vergaderen zijn:

1. Inspiratie
   Een ‘out of the box’-meetingplek kan voor frisse inzichten zorgen, de vergadering net iets speelser en creatiever en dus memorabeler maken en het groepsgevoel bij de deelnemers versterken. Zij worden immers even uit hun comfortzone getrokken en dat schept een band.
2. Goed werkgeverschap
   Ook laat een werkgever door een ruimte ‘buiten de deur’ te boeken, zien dat het wil investeren in de medewerkers.
3. Besef van urgentie
   Investeren in een externe locatie om te vergaderen, geeft prioriteit en lading aan de bijeenkomst. De deelnemers zullen zich minder snel afmelden en meer doordrongen zijn van de urgentie van de bijeenkomst.
4. Weinig ruis
   Een andere goede reden om te kiezen voor een externe meeting locatie is dat daarmee uw andere collega’s niet gestoord worden. Een “vergaderhok” binnen een bedrijf kan toch een onrustig gevoel geven doordat deelnemers er constant in en uit lopen.
5. Ervaring en faciliteiten
   Waar een bedrijf zich richt op zijn core business, is vergaderen de core business van vergaderlocaties. Ze beschikken doorgaans over de modernste faciliteiten en technische middelen, waardoor bezoekers of gasten zorgeloos aan een vergadering kunt beginnen.
   Nu de voor-en nadelen bekend zijn van zowel intern als extern vergaderen, moet er een afweging gemaakt worden. Wat wordt de uiteindelijke beslissing?

Op zoek naar een gulden middenweg

De gouden tip bij het maken van de keuze intern of extern vergaderen is de overweging wat voor een soort vergadering het is. Is de meeting weinig urgent? Is de directe meerwaarde niet meteen duidelijk voor het bedrijf? Dan is een interne vergaderlocatie heel geschikt. Intern vergaderen betekent niet dat de vergadering alledaags of saai moet zijn. Vergaderingen kunnen cachet krijgen door bijvoorbeeld een spelelement toe te voegen. Of loop een rondje in de buurt en vergader eens staand in plaats van achter de bekende ronde tafel. Zo is het mogelijk een duurzame vergadering te houden, die intern is én inspirerend.

Sommige vergaderingen vragen om een externe vergaderlocatie. Kies dan voor een Green Key locatie en zorg dat medewerkers de vergaderlocatie kunnen bereiken met het openbaar vervoer. Is de externe vergadering ook bedoeld als teambuildingsactiviteit? Kies dan voor een duurzame evenementenorganisatie en ga plastic rapen op het strand of plastic vissen uit de gracht.

Genoeg mogelijkheden dus voor duurzaam vergaderen

Met meer dan 700 Green Key locaties, technische toepassingen en de juiste afwegingen zijn er genoeg mogelijkheden voor duurzaam vergaderen. Wat belangrijke onderwerpen zijn op gebied van duurzaamheid, en wat de beste keuze is, is discutabel. Maar een vaststaan feit is dat een duurzame vergaderlocatie (of zelf intern) vergaderen, beter is dan helemaal niets aan duurzaamheid doen. Volg daarom bij het boeken van een vergadering het volgende stappenplan. Zo is zeker dat de vergadering zo duurzaam mogelijk is.