Pour faire des choix stratégiques décisifs, les organisations optent souvent pour un espace de réunion "hors les murs". Ainsi, les personnes peuvent se concentrer sur les décisions importantes en toute tranquillité. C'est assez logique. Mais comment s'y prendre ? La réservation d'un espace de réunion externe semble simple, mais se révèle souvent décevante dans la pratique. Le scénario suivant se produit régulièrement.
"Il est préférable que nous nous rencontrions à l'extérieur, sinon nous serons à nouveau 'dérangés' par des collègues qui ont des questions opérationnelles", décident les services en commun. Le collègue des finances a un peu hésité, mais il s'est laissé convaincre. Les questions et les commentaires sur le lieu, la durée, l'heure et la qualité du déjeuner ne tardent pas à apparaître sur la table. Tout doit contribuer au succès de la réunion. Tout le monde est d'accord.
Le collègue des ressources humaines se souvient d'un lieu de réunion géré par des personnes handicapées mentales. Tout le monde n'est pas immédiatement enthousiaste à l'égard de cette idée. En effet, l'emplacement de ce lieu n'est pas très favorable. Il est donc décidé d'un commun accord d'établir un certain nombre de conditions auxquelles le lieu de réunion externe doit répondre. En interne, certains collègues connaissent quelques lieux. "Et si ce n'est pas le cas, nous avons toujours Google."
Des appels d'offres doivent alors être lancés. Deux collègues du service des opérations se mettent au travail. Heureusement, ils ont tous deux l'expérience de la réservation d'espaces de réunion externes. Ils échangent rapidement leurs lieux de réunion préférés. Ils ne remplissent peut-être pas tout à fait les conditions fixées, mais ils conviendront certainement. Lorsqu'ils se rendent sur place, ils se heurtent rapidement à la disponibilité limitée des lieux de réunion. La date souhaitée s'avère assez populaire. Ils retournent rapidement voir le responsable des opérations pour obtenir une nouvelle date. Dommage qu'ils doivent à nouveau appeler tous les lieux de réunion, mais ils finissent par recevoir des offres de deux lieux de réunion.
Conseil n° 1 : vérifiez d'abord si la date souhaitée est populaire. Y a-t-il de grandes conférences à cette période, des événements internationaux ou le début d'une nouvelle année (scolaire) ? Dans ce cas, les lieux de réunion seront très fréquentés.
La négociation du prix des deux salles de réunion prend du temps. L'une d'entre elles n'avait jamais été réservée auparavant. La société n'était donc pas connue. Et la personne de contact de ce lieu de réunion n'a pas voulu accorder de réduction dans un premier temps. Après une longue insistance, une petite réduction a été accordée.
L'autre site était déjà connu de l'entreprise. Plusieurs réservations y avaient été effectuées par le passé. Mais là aussi, il était difficile de négocier des réductions et des conditions d'annulation. En effet, il y avait suffisamment de demandes d'autres clients pour la date souhaitée. Dommage !
Conseil n° 2 : sachez que la recherche d'un emplacement approprié prend du temps, tout comme la négociation d'un prix et de conditions adéquats.
Pourtant, le choix de la société s'est porté sur un lieu inconnu qui n'avait jamais été réservé auparavant. Plutôt excitant. Si seulement cela se passait bien. Tout d'abord, le lieu annulé a été informé qu'il n'aurait pas lieu. Ensuite, le lieu préféré a été informé de la bonne nouvelle. Au cours de la conversation qui a suivi, les organisateurs ont appris qu'un acompte était demandé. Ce fut une surprise totale. Après avoir longuement insisté, les collègues ont finalement réussi à prendre d'autres dispositions à ce sujet. Toutefois, le lieu a demandé une brève confirmation écrite que la facture serait payée dans les 14 jours suivant l'événement.
Conseil n° 3 : de plus en plus de lieux de réunion demandent un paiement anticipé. Il convient de s'engager d'abord avec le lieu souhaité, avant d'informer le lieu annulé.
Au fur et à mesure que la date de la réunion approchait, les contacts avec le lieu de réunion se multipliaient. Les détails concernant la réunion, l'aménagement de la salle et les exigences diététiques, tout devait être téléphoné. Cela a fait perdre beaucoup de temps aux collègues, car "un demi-mot" ne suffisait pas avec ce nouveau lieu. Finalement, ils ont également réussi à se mettre d'accord avec le lieu pour que certains codes internes de l'entreprise soient mentionnés sur la facture.
Conseil n° 4 : gardez à l'esprit qu'il faut beaucoup de temps pour coordonner tous les détails d'une réunion avec le lieu de réunion. Si tout est en ordre, la réunion se déroulera sans heurts et les chances d'une réunion "décisive" sont les plus élevées.
La réunion a eu lieu. Le nouveau lieu a plu et les sandwichs étaient délicieux. Après la réunion, l'entreprise a reçu la facture du restaurant. Comme les collègues travaillent dans une grande entreprise, des codes internes sont utilisés sur les factures. Ceux-ci ont été transmis au restaurant, mais les codes internes convenus ne figuraient pas sur la facture reçue. La facture a donc dû être renvoyée. Cette situation a de nouveau donné lieu à une discussion sur le délai de paiement de 14 jours. Ce délai commençait-il à courir après la réception de la première facture incorrecte ou après la deuxième facture correcte ?
Conseil n° 5 : lorsque vous convenez d'un délai de paiement, tenez compte du temps nécessaire au traitement interne d'une facture. Ce délai est souvent plus long qu'on ne le pense.
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