Para tomar decisiones estratégicas decisivas, las organizaciones suelen optar por un espacio de reunión "al otro lado de la puerta". Para que la gente pueda concentrarse en las decisiones importantes con tranquilidad. Bastante lógico. Pero, ¿cómo hacerlo? Reservar un espacio de reunión externo parece sencillo, pero a menudo decepciona en la práctica. La siguiente situación se repite a menudo.
"De todos modos, parece mejor que nos reunamos fuera, porque si no nos volverán a 'molestar' los colegas con cuestiones operativas", deciden conjuntamente los departamentos. El colega de finanzas se resiste un poco, pero luego también se deja convencer. Pronto aparecen sobre la mesa preguntas y comentarios sobre dónde, cuánto tiempo, cuándo y si el almuerzo es sabroso. Todo tiene que contribuir al éxito de la reunión. Todo el mundo está de acuerdo.
El colega de RRHH recuerda un lugar de reunión dirigido por personas con discapacidad intelectual. La idea no entusiasma a todo el mundo. Esto se debe a que la ubicación de este lugar no es muy favorable. Por ello, se decide conjuntamente establecer una serie de condiciones que debe cumplir el lugar de reunión externo. Internamente, hay colegas que sí conocen algunas ubicaciones. "Y si no, siempre tenemos Google."
Entonces hay que buscar ofertas. Dos colegas del departamento de operaciones se ponen manos a la obra. Afortunadamente, ambos tienen experiencia en reservar espacios de reunión externos. Rápidamente intercambian sus lugares de reunión favoritos. Puede que no cumplan del todo las condiciones establecidas, pero seguro que estarán bien. Cuando se dirigen a los lugares de reunión, pronto se encuentran con una disponibilidad limitada de los mismos. La fecha deseada resulta ser bastante popular. Rápidamente vuelven a dirigirse al director de operaciones para concertar una nueva fecha. Lástima que tengan que volver a llamar a todos los locales, pero al final reciben ofertas de dos lugares de reunión.
Consejo 1: compruebe primero si la fecha deseada es popular. ¿Hay grandes conferencias en esa época, eventos internacionales o el comienzo de un nuevo curso (escolar)? Entonces los lugares estarán ocupados.
Negociar el precio de las dos salas de reuniones lleva su tiempo. Una de ellas no se había reservado nunca. Así que no conocían a la empresa. Y la persona de contacto de este lugar de reunión no quiso hacer un descuento inicialmente. Tras mucho insistir, se hizo un pequeño descuento.
La otra ubicación ya era familiar para la empresa. Ya se habían hecho varias reservas. Pero también aquí era difícil negociar descuentos y condiciones de cancelación. De hecho, había suficientes solicitudes de otros clientes para la fecha deseada. Una lástima.
Consejo 2: Date cuenta de que no sólo encontrar ubicaciones adecuadas lleva tiempo, sino también negociar el precio y las condiciones adecuadas.
Aun así, la elección de la empresa se convirtió en un lugar desconocido que nunca antes se había reservado. Bastante emocionante. Ojalá salga bien. Primero se informó al lugar cancelado de que no seguía adelante. A continuación, se comunicó la buena noticia al lugar preferido. En la conversación que siguió, los organizadores se enteraron de que había que pagar un anticipo. Fue toda una sorpresa. Tras mucho insistir, los colegas consiguieron llegar a un acuerdo al respecto. Sin embargo, el lugar pidió una breve confirmación por escrito de que la factura se abonaría en los 14 días siguientes al evento.
Consejo 3: Cada vez son más los lugares de reunión que exigen el pago por adelantado. Y comprométase primero con el lugar deseado, antes de informar al lugar cancelado.
A medida que se acercaba la fecha de la reunión, aumentaban los contactos con el lugar. Hubo que llamar por teléfono para pedir detalles sobre la reunión, el montaje de la sala y los requisitos dietéticos. Esto costó mucho tiempo a los colegas, ya que "media palabra" resultó no ser suficiente con este nuevo local. Por último, también consiguieron acordar con el local que en la factura se mencionaran determinados códigos internos de la empresa.
Consejo 4: Ten en cuenta que lleva mucho tiempo coordinar todos los detalles de una reunión con el lugar de celebración. Si todo está en orden, la reunión se desarrollará sin problemas y las posibilidades de que sea "decisiva" serán máximas.
La reunión tuvo lugar. El nuevo local gustó, y los bocadillos estaban sabrosos. Después de la reunión, la empresa recibió la factura del local. Como los compañeros trabajan en una gran empresa, en las facturas se utilizan códigos internos. Éstos se habían transmitido al local, pero en la factura recibida faltaban los códigos internos acordados. Así que hubo que devolver la factura. Esto llevó de nuevo al debate sobre el plazo de pago de 14 días. ¿Empezaba a contar a partir de la recepción de la primera factura incorrecta o a partir de la segunda factura correcta?
Consejo 5: Cuando acuerde un plazo de pago, preste atención al tiempo que se tarda en procesar una factura internamente. Suele ser más largo de lo que la mayoría de la gente cree.
¿Quiere saber cuál será su ahorro? Infórmese aquí.
Puede ponerse en contacto con nosotros en teléfono y por correo electrónico
Derechos de autor - Worldmeetings | Descargo de responsabilidad | Condiciones | Declaración de confidencialidad
