Um entscheidende strategische Entscheidungen zu treffen, entscheiden sich Organisationen oft für einen Sitzungsraum "vor der Tür". So kann man sich in Ruhe auf wichtige Entscheidungen konzentrieren. Ziemlich logisch. Aber wie geht man dabei vor? Die Buchung eines externen Besprechungsraums scheint einfach zu sein, ist aber in der Praxis oft enttäuschend. Das folgende Szenario tritt regelmäßig auf.
"Es scheint besser zu sein, dass wir uns sowieso draußen treffen, sonst werden wir wieder von Kollegen mit betrieblichen Fragen 'belästigt'", beschließen die Abteilungen gemeinsam. Der Finanzkollege stottert ein wenig, lässt sich dann aber auch überzeugen. Schnell kommen Fragen und Kommentare auf den Tisch, wo, wie lange, wann und ob das Mittagessen lecker ist. Alles muss zum Gelingen des Treffens beitragen. Alle sind sich einig.
Der Kollege aus der Personalabteilung erinnert sich an eine Begegnungsstätte, die von Menschen mit geistiger Behinderung betrieben wird. Nicht alle sind von dieser Idee sofort begeistert. Der Grund dafür ist, dass die Lage dieses Ortes nicht so günstig ist. Es wird daher gemeinsam beschlossen, eine Reihe von Bedingungen aufzustellen, die der externe Tagungsort erfüllen muss. Intern gibt es Kollegen, die ein paar Orte kennen. "Und wenn nicht, haben wir immer Google."
Dann müssen Angebote eingeholt werden. Zwei Kollegen aus der Betriebsabteilung machen sich an die Arbeit. Glücklicherweise haben sie beide Erfahrung mit der Buchung externer Tagungsräume. Schnell tauschen sie ihre bevorzugten Tagungsorte aus. Sie entsprechen zwar nicht ganz den vorgegebenen Bedingungen, aber sie werden sicher in Ordnung sein. Als sie sich an die Veranstaltungsorte wenden, stoßen sie bald auf eine begrenzte Verfügbarkeit von Tagungsräumen. Der gewünschte Termin erweist sich als sehr beliebt. Schnell wenden sie sich wieder an den Betriebsleiter, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Schade, dass sie dann noch einmal alle Veranstaltungsorte anrufen müssen, aber schließlich erhalten sie Angebote von zwei Veranstaltungsorten.
Tipp 1: Prüfen Sie zunächst, ob der gewünschte Termin beliebt ist. Gibt es in diesem Zeitraum große Konferenzen, internationale Veranstaltungen oder den Beginn eines neuen (Schul-)Jahres? Dann werden die Veranstaltungsorte ausgelastet sein.
Die Preisverhandlungen für die beiden Tagungsräume brauchen Zeit. Einer war noch nie gebucht worden. Sie kannten das Unternehmen also nicht. Und die Kontaktperson dieses Tagungsortes wollte zunächst keinen Rabatt gewähren. Nach langem Insistieren wurde ein kleiner Preisnachlass gewährt.
Der andere Standort war dem Unternehmen bereits bekannt. Hier waren in der Vergangenheit mehrere Buchungen vorgenommen worden. Aber auch hier war es schwierig, Rabatte und Stornobedingungen auszuhandeln. Tatsächlich gab es genügend Anfragen von anderen Kunden für den gewünschten Termin. Schade!
Tipp 2: Machen Sie sich bewusst, dass nicht nur die Suche nach geeigneten Standorten zeitaufwändig ist, sondern auch das Aushandeln des richtigen Preises und der richtigen Bedingungen.
Die Wahl des Unternehmens fiel jedoch auf einen unbekannten Veranstaltungsort, der noch nie zuvor gebucht worden war. Ziemlich aufregend. Wenn das nur gut geht. Zunächst wurde der abgesagte Veranstaltungsort darüber informiert, dass er nicht stattfindet. Dann wurde der bevorzugte Veranstaltungsort von der guten Nachricht in Kenntnis gesetzt. In dem darauf folgenden Gespräch erfuhren die Organisatoren, dass eine Vorauszahlung erforderlich war. Das war eine völlige Überraschung. Nach langem Drängen gelang es den Kollegen schließlich, andere Vereinbarungen zu treffen. Der Veranstaltungsort bat jedoch um eine kurze schriftliche Bestätigung, dass die Rechnung innerhalb von 14 Tagen nach der Veranstaltung beglichen würde.
Tipp 3: Immer mehr Veranstaltungsorte verlangen eine Vorauszahlung. Setzen Sie sich zuerst mit dem gewünschten Veranstaltungsort in Verbindung, bevor Sie den abgesagten Veranstaltungsort informieren.
Je näher der Sitzungstermin rückte, desto mehr Kontakte wurden mit dem Veranstaltungsort geknüpft. Einzelheiten über das Treffen, die Einrichtung des Raums und die Anforderungen an die Verpflegung - alles musste telefonisch erfragt werden. Dies kostete die Kollegen viel Zeit, da sich "ein halbes Wort" bei diesem neuen Veranstaltungsort als nicht ausreichend erwies. Schließlich gelang es ihnen auch, mit dem Veranstaltungsort zu vereinbaren, dass bestimmte interne Codes des Unternehmens auf der Rechnung aufgeführt werden.
Tipp 4: Denken Sie daran, dass es viel Zeit kostet, alle Details eines Treffens mit dem Veranstaltungsort zu koordinieren. Wenn alles in Ordnung ist, wird die Sitzung reibungslos verlaufen und die Chancen auf eine "entscheidende" Sitzung sind am größten.
Das Treffen fand statt. Der neue Veranstaltungsort gefiel, und die Sandwiches waren lecker. Nach dem Treffen erhielt das Unternehmen die Rechnung vom Veranstaltungsort. Da die Kollegen in einem großen Unternehmen arbeiten, werden auf den Rechnungen interne Codes verwendet. Diese waren an den Veranstaltungsort weitergeleitet worden, aber die vereinbarten internen Codes fehlten in der erhaltenen Rechnung. Daher musste die Rechnung zurückgeschickt werden. Dies führte wiederum zu einer Diskussion über die 14-tägige Zahlungsfrist. Beginnt sie nun nach Erhalt der ersten, fehlerhaften Rechnung oder nach der zweiten, korrekten Rechnung?
Tipp 5: Achten Sie bei der Vereinbarung eines Zahlungsziels darauf, wie viel Zeit die interne Bearbeitung einer Rechnung in Anspruch nimmt. Das ist oft länger, als die meisten Leute denken.
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